Modul "Transport"

Začetni zaslon modula "Transport"

Modul Transport je namenjen upravljanju dostav, logistične koordinacije in sledenju dobavnih dokumentov. Omogoča organizacijo transportnih poti, upravljanje vozil ter sledenje statusom dostav od kreiranja do zaključka.

V začetnem prikazu modula transport imate na voljo:

Dobavni dokumenti

Dobavni dokumenti predstavljajo osnovno enoto za sledenje dostav. Vsak dokument vsebuje informacije o pošiljatelju, prejemniku, vrsti pošiljke in statusu dostave.

Seznam dobavnih dokumentov prikazuje naslednje informacije:

  • številka dokumenta: unikatna identifikacija dokumenta,

  • naslov dostave: kam se pošiljka dostavlja,

  • prejemnik: ime in kontaktni podatki prejemnika,

  • status: trenutni status dokumenta (osnutek, pripravljen za dostavo, v dostavi, dostavljen),

  • datum kreiranja: kdaj je bil dokument ustvarjen,

  • načrtovana dostava: predviden datum in čas dostave,

  • voznik/pot: na katero pot je dokument dodeljen.

Možnosti v pregledu dobavnih dokumentov:

Dodajanje/urejanje dobavnega dokumenta

Z dvoklikom na obstoječ dokument ali s klikom na gumb "novo" se odpre okno za vnos podatkov:

  • številka dokumenta: avtomatsko generirana ali ročni vnos,

  • tip dokumenta: vrsta pošiljke (paket, pismo, tovorna pošiljka),

  • naslov pošiljatelja: od kod se pošiljka pošilja,

  • naslov prejemnika: kam se dostava,

  • kontaktni podatki: telefon in email prejemnika,

  • opis vsebine: kaj se dostava,

  • teža/dimenzije: fizične lastnosti pošiljke,

  • posebne zahteve: temperature, krhkost, prioriteta,

  • predviden čas dostave: kdaj naj se dostavi,

  • notranji zapiski: opombe za interno uporabo (niso vidne navzven),

  • zunanji zapiski: opombe, ki se lahko prikažejo na dobavnici,

  • dobaviteljev naziv dokumenta: ime dokumenta, kot ga poimenuje dobavitelj,

  • opombe: dodatne informacije za voznika.

Nova polja za vrstice dokumenta

Pri vnosih posameznih vrstic dobavnega dokumenta je na voljo:

  • dovoljene spremembe: omogoča spremembo količin na vrstici brez komplikacij z dostavo.

Prenos dokumenta na drugo pot

Če dobavni dokument še ni poslan, ga lahko prenesete na drugo načrtovano pot:

  1. Odprite dokument: kliknite na želeni dobavni dokument,

  2. Prenos: kliknite na gumb "Prenesi na drugo pot",

  3. Izbira poti: izberite ciljno načrtovano pot,

  4. Avtomatski postanki: če pot nima ustreznega postanka, se samodejno doda,

  5. Potrditev: potrdite prenos in spremembe.

Omejitve prenosa: - Dokument ne sme biti že poslan - Pot ne sme biti zaključena - Potrebne so ustrezne pravice

Sledenje statusu dostave

Vsak dobavni dokument ima življenski cikel s sledečimi statusi:

  • Osnutek: dokument je kreiran, ni pripravljen za dostavo,

  • Pripravljen za dostavo: dokument je pripravljen za razporeditev na pot,

  • Razporejen na pot: dokument je dodeljen načrtovani poti,

  • V dostavi: voznik je začel izvajanje poti,

  • Dostavljen: uspešno dostavljen prejemniku,

  • Dostavljeno z izjemami: dostavljen z opombami ali težavami - omogoča zaključek poti tudi pri delnih težavah,

  • Neuspešna dostava: dostava ni bila mogoča.

Statusi posameznih vrstic

Pri potrjevanju dostave lahko za vsako vrstico dobavnega dokumenta nastavite specifičen status:

  • Zavrnjeno: prejemnik je zavrnil prevzem,
  • Ni naročeno: izdelek ni bil naročen,
  • Poškodovano med transportom: tovora poškodovan med prevozom,
  • Vračilo izdelka: vračilo iz različnih razlogov,
  • Neustrezna temperatura: temperatura ni bila v predpisanih mejah,
  • Ostalo: drugi razlogi z možnostjo dodajanja opisa.

Podpis dokumentov

Dobavni dokumenti lahko vsebujejo digitalni podpis prejemnika:

  • Prikaz podpisa: na pregledu dokumenta je označeno, če je dokument podpisan,
  • Mobilno zajemanje: podpis se zajame preko mobilne aplikacije,
  • Varnost: sam podpis se ne prikazuje zaradi varnosti podatkov.

Podpisniki dostav

Sistem omogoča upravljanje podpisnikov na dostavnih točkah (POI):

  • Urejanje podpisnikov: vsaka POI točka ima svoje podpisnike, ki se upravlja neposredno iz pregleda točke
  • Sledenje aktivnosti: sistem sledi številu podpisov za vsakega podpisnika
  • Sortiranje: podpisniki so samodejno sortirani po številu podpisov, nato po imenu
  • Status aktivnosti: podpisnike lahko označite kot aktivne ali neaktivne
  • Mobilna podpora: na mobilnih napravah lahko izberete obstoječega podpisnika ali dodate novega med postopkom podpisovanja

Podatki o podpisniku: - Naziv (ime, priimek ali drugo besedilo) - Število opravljenih podpisov (samodejno povečanje) - Status aktivnosti (prikaz samo aktivnih na mobilnih napravah)

Podpisniki so specifični za vsako POI točko in se ne delijo med lokacijami.

GLN kode za dostavne točke

Sistem podpira GLN (Global Location Number) kode za standardizirano identifikacijo dostavnih lokacij:

  • GLN šifra: mednarodna oznaka dostavnega mesta za integracijo s tretjimi sistemi
  • Mapiranje podatkov: omogoča avtomatsko povezovanje podatkov z zunanjimi integracijami
  • Vnos GLN: na vsako interesno točko (POI) lahko dodate GLN kodo
  • Uporaba: GLN kode se uporabljajo predvsem za logistične integracije z dobavitelji

GLN koda je 13-mestna številka, ki edinstveno identificira fizično lokacijo ali pravno osebo.

PDF generiranje dobavnih dokumentov

Sistem omogoča generiranje PDF dokumentov za dobavne dokumente:

  • Pregled dokumentov: PDF verzija dobavnega dokumenta za tiskanje ali pošiljanje
  • Samodejno oblikovanje: dokumenti se formatirajo po standardnih predlogah
  • Izvoz: možnost shranjevanja PDF datotek za arhiviranje
  • Pošiljanje: PDF dokumente lahko pošljete prejemnikom preko emaila

Za generiranje PDF-ja kliknite na ikono "PDF" ob dobavnem dokumentu v seznamu ali pregledu.

Avtomatska vezava na transportne poti

Sistem omogoča samodejno povezovanje dobavnih dokumentov z ustreznimi transportnimi potmi ob njihovem pošiljanju:

Vezava z predlagano potjo

Če ima dobavnica nastavljeno polje "Predlagana pot": - Dobavnica se avtomatsko poveže samo na to predlagano pot - Če pot obstaja vendar nima ustrezne dostavne točke, jo sistem avtomatsko kreira - Dostavna točka se doda tudi v predlogo poti za prihodnje uporabe

Vezava z obstoječo potjo

Če dobavnica nima predlagane poti: - Sistem poišče pot z dostavno točko, ki se ujema z dobavničino dostavno lokacijo - Če najde ustrezno pot, dobavnico avtomatsko poveže nanjo - Če ne obstaja ustrezna pot, dobavnica ostane nepovezana in čaka na ročno dodelitev

Zakaj je koristna avtomatika

  • Prihranek časa: zmanjša potrebo po ročni dodelitvi dokumentov na poti
  • Zmanjšanje napak: samodejno ujemanje zmanjša možnost napačnih dodelitev
  • Konsistentnost: reden vzorec dostav se avtomatsko vzdržuje
  • Fleksibilnost: omogoča tako preddefinirane kot dinamične povezave

Pomembno: Scheduler sistem redno preverja nove dobavne dokumente in jih samodejno povezuje z ustreznimi potmi po opisanih pravilih.

Predloge poti

Predloge poti omogočajo kreiranje ponavljajočih se transportnih relacij. Uporabne so za redne dostave na iste lokacije.

Seznam predlog prikazuje:

  • naziv predloge: ime transportne relacije,

  • opis: kratek opis namen poti,

  • postanki: seznam standardnih postankov,

  • predviden čas: trajanje izvajanja poti,

  • vozilo: priporočeno vozilo za to pot,

  • aktiven: ali je predloga v uporabi.

Možnosti:

Dodajanje/urejanje predloge poti

Kreiranje nove predloge ali urejanje obstoječe:

  • naziv: ime predloge za lažjo identifikacijo,

  • opis: namen in vrsta transportne relacije,

  • seznam postankov: standardni postanki na tej poti,

  • vrstni red: optimalen vrstni red obiska postankov,

  • čas trajanja: predviden čas za izvršitev cele poti,

  • tip vozila: priporočeno vozilo (kombi, tovornjak, osebno),

  • posebnosti: opombe o posebnih zahtevah poti,

  • aktiven status: ali je predloga na voljo za uporabo.

Kreiranje poti iz predloge

Uporaba obstoječe predloge za novo načrtovano pot:

  1. Izbira predloge: kliknite na želeno predlogo,

  2. Kreiranje poti: kliknite "Kreiraj pot iz predloge",

  3. Prilagoditve: po potrebi prilagodite datum, čas, vozilo,

  4. Dodajanje dokumentov: dodelite dobavne dokumente,

  5. Aktivacija: pot je pripravljena za izvajanje.

Upravljanje predlog poti iz interesnih točk

Iz pregleda posamezne interesne točke (POI) lahko neposredno upravljate povezane predloge poti:

Dodajanje na predlogo poti: - Na vrhu pregleda interesne točke kliknite gumb za vezavo na predlogo poti - Izberite želeno predlogo poti iz seznama - Interesna točka se doda na predlogo z ohranitvijo pravilnega zaporedja postankov

Pregled povezav: - Seznam prikazuje vse predloge poti, na katerih se nahaja ta interesna točka - Vidite vrstni red postanka znotraj vsake predloge

Odstranjevanje iz predlog: - Poleg vsake povezane predloge je gumb za odstranitev - Ob odstranitvi se zaporedne številke drugih postankov samodejno uskladijo - Odstranitev ne vpliva na aktivne načrtovane poti

To omogoča učinkovito upravljanje predlog poti neposredno iz konteksta posamezne lokacije.

Načrtovane poti

Načrtovane poti predstavljajo konkretne transportne načrte za določen datum. Vsebujejo dostavne dokumente, postanke in voznika.

Seznam načrtovanih poti prikazuje:

  • datum poti: kdaj se pot izvaja,

  • naziv/opis: identifikacija poti,

  • voznik: kdo izvaja pot,

  • vozilo: s katerim vozilom,

  • število dokumentov: koliko dostav je na poti,

  • status: osnutek, aktivna, zaključena,

  • predviden čas: trajanje izvajanja,

  • dejanski čas: koliko časa je pot trajala.

Možnosti:

Kreiranje nove poti

Kreiranje nove načrtovane poti:

  • datum izvajanja: kdaj se bo pot izvedla,

  • naziv poti: identifikacija za lažje sledenje,

  • voznik: izbira voznika iz seznama zaposlenih,

  • vozilo: izbira vozila iz registra vozil,

  • predloga: opcijsko uporabite obstoječo predlogo,

  • postanki: ročno dodajanje postankov ali avtomatsko iz dokumentov,

  • optimizacija: sistem lahko predlaga optimalno zaporedje.

Urejanje poti

Urejanje načrtovane poti (možno samo za poti v osnutku):

  • dodajanje/odstranjevanje dokumentov: spreminjanje seznama dostav,

  • prerazporejanje postankov: spreminjanje vrstnega reda obiska,

  • menjava voznika/vozila: dodelitev drugih virov,

  • časovno planiranje: prilagajanje urnikov,

  • posebne zahteve: dodajanje opomb za voznika.

Aktivacija poti

Aktivacija poti za izvajanje:

  1. Pregled pripravljenosti: preverite, da so vsi podatki pravilni,

  2. Aktivacija: označite pot kot aktivno,

  3. Obvestilo voznika: voznik prejme obvestilo o novi poti,

  4. Mobilna aplikacija: pot postane vidna v mobilni aplikaciji,

  5. Sledenje: začne se sledenje izvajanju poti.

Sledenje izvajanju poti

Spremljanje aktivne poti v realnem času:

  • trenutna lokacija: GPS pozicija vozila,

  • opravljeni postanki: kateri postanki so zaključeni,

  • čas izvajanja: koliko časa se pot že izvaja,

  • težave: morebitni problemi ali zamude,

  • komunikacija: sporočila med dispečerjem in voznikom.

Zaključevanje poti

Zaključevanje načrtovane poti sledi specifičnim pravilom:

  1. Preverjanje postankov: vsi postanki morajo biti zaključeni,

  2. Opozorila: sistem prikaže seznam nezaključenih postankov,

  3. Status poti: ob zaključku se pot označi kot "finished",

  4. Omejitve: zaključene poti ne dovoljujejo dodajanja novih dobavnic,

  5. Dokumentiranje: vse spremembe se zabeležijo v zgodovino poti.

Mobilna aplikacija za voznike

Vozniki uporabljajo mobilno aplikacijo za:

  • Izvajanje poti: začetek in spremljanje napredka poti,
  • Potrjevanje postankov: označevanje opravljenih dostav,
  • Zajemanje slik: fotografiranje dostav in poškodb,
  • Zapisovanje temperature: če je potrebno sledenje temperaturi,
  • Digitalni podpisi: zajemanje podpisov prejemnikov,
  • Obveščanje: komunikacija z dispečerskim centrom.

Omejitve v mobilni aplikaciji

  • Poti v osnutku: ni mogoče izvajati poti, ki še niso aktivirane,
  • Urejanje slik: po zaključku postanka slik ni več mogoče spreminjati,
  • Zaključevanje: "Zaključi brez podpisa" možnost za primere, ko podpis ni mogoč.

Mobilne izboljšave

Predlogi temperatur: Na mobilnih napravah sistem sedaj predlaga temperature za vnos na podlagi predhodno uporabljenih vrednosti. Omogoča vnos negativnih temperatur za zmrznjene izdelke.

Interesne točke: Na pregledu podjetja so prikazane povezane interesne točke (POI) z možnostjo dodajanja novih in upravljanja obstoječih direktno iz mobilne aplikacije.

Navigacija: Iz pregleda interesnih točk je omogočena direktna navigacija v telefonu z avtomatskim odpiranjem navigacijske aplikacije.

Optimizacija poti: Možnost razvrščanja postankov na aktivni transportni poti za optimalno zaporedje dostav.

Postanki

Postanki so posamezne lokacije na transportni poti, kjer se izvajajo dostave ali drugi opravki.

Seznam postankov prikazuje:

  • naslov: kjer se nahaja postanek,

  • tip postanka: dostava, prevzem, servis,

  • povezani dokumenti: kateri dobavni dokumenti se nanašajo na ta postanek,

  • predviden čas: kdaj naj se obišče,

  • status: načrtovan, v izvajanju, zaključen,

  • opombe: posebne zahteve ali napotki.

Možnosti:

Dodajanje postanka

Dodajanje novega postanka na pot:

  • naslov: natančen naslov lokacije,

  • GPS koordinate: za natančno pozicioniranje,

  • tip postanka: dostava, prevzem, vmesni postanek,

  • povezani dokumenti: kateri dobavni dokumenti se izvršujejo,

  • predviden čas obiska: kdaj naj se obišče,

  • trajanje: koliko časa naj traja obisk,

  • kontaktne informacije: oseba za kontakt na lokaciji,

  • posebne zahteve: dostop, nakladanje, temperature.

Urejanje postanka

Spreminjanje podatkov obstoječega postanka:

  • prerazporejanje: spreminjanje vrstnega reda obiska,

  • časovno planiranje: prilagajanje urnikov,

  • dodajanje/odstranjevanje dokumentov: spreminjanje seznama opravil,

  • tehnične zahteve: prilagajanje posebnim potrebam.

Prestavljanje postankov

Možnost prestavljanja celotnih postankov med potmi:

  1. Izbira postanka: na pregledu načrtovane poti izberite postanek,

  2. Prestavitev: kliknite "Prestavi na drugo pot",

  3. Ciljna pot: izberite pot, na katero želite prestaviti postanek,

  4. Samodejno dodajanje: postanek se doda na konec seznama ciljne poti,

  5. Vrstni red: po potrebi ročno uredite vrstni red obiska.

Prikaz zajetih slik

Na namizni aplikaciji si lahko ogledate slike, zajete preko mobilne aplikacije:

  • Seznam slik: prikaz vseh slik za posamezni dobavni dokument,
  • Časovni žig: kdaj je bila slika zajeta,
  • Lokacija: GPS koordinate zajema slike,
  • Povečava: možnost povečave za podrobnejši ogled.

Vozila

Register vozil, ki so na voljo za transportne storitve.

Seznam vozil prikazuje:

  • registrska številka: identifikacija vozila,

  • tip vozila: osebno, kombi, tovornjak,

  • nosilnost: maksimalna teža tovora,

  • prostornina: maksimalen volumen tovora,

  • voznik: kdo vozilo običajno vozi,

  • status: aktivno, v servisu, nedostopno,

  • posebne lastnosti: hladilnik, dvigalo, GPS.

Možnosti:

Dodajanje vozila

Registracija novega vozila v sistem:

  • registrska številka: uradno označevanje vozila,

  • marka in model: tip vozila,

  • leto izdelave: starost vozila,

  • nosilnost: maksimalna teža,

  • prostornina: maksimalen volumen,

  • posebne lastnosti: hladilnik, dvigalo, varnostna oprema,

  • zavarovalne podatki: polica, veljavnost,

  • tehnični pregled: datum zadnjega in naslednjega pregleda.

Urejanje vozila

Spreminjanje podatkov o vozilu:

  • posodabljanje tehničnih podatkov: nosilnost, registracija,

  • servisni podatki: pregledi, popravila,

  • dodelitev voznika: kdo vozilo upravlja,

  • status dostopnosti: aktivno, v servisu, rezervirano,

  • GPS naprava: nastavitve sledenja.

Nastavitve transporta

Sistemske nastavitve za modul Transport:

  • avtomatska optimizacija poti: algoritmi za najboljše zaporedje,

  • obvestila: SMS/email obvestila o statusnih spremembah,

  • integracije: povezava z zunanjimi sistemi,

  • poročila: nastavitve avtomatskih poročil,

  • pravice dostopa: kdo lahko upravlja transport,

  • mobilna aplikacija: nastavitve za voznike.

Dashboard dodatki

Na glavni strani Transport modula so dodatni indikatorji:

  • Zeleni gumb: označuje, če obstajajo dobavnice v statusu "Osnutek" za tekoči dan,
  • Števec dokumentov: prikazuje število nedokončanih dobavnic,
  • Opozorila: vizualni prikaz urgent dostav ali zamud,
  • Hitri pregled: trenutno stanje vseh aktivnih poti.

Modul Transport je bil dodan v verziji 1.168.0 aplikacije Hermes.